Écrans de la tâche SYS32
Dans ce chapitre sont définis les descriptifs de tous les écrans de
configuration que l’on peut trouver dans le SYS32. Pour un exemple concret
d’utilisation des workflows dans le cadre d’une réalisation, se conférer aux
chapitres d’exemple de réalisation (ex: ici).
Fenêtre principale
La fenêtre principale de la tâche donne un aperçu du processus en cours. C’est ici que l’on va pouvoir créer et modifier des processus qui seront ensuite automatiquement disponibles en fonction des entités associées.
Voici la liste des actions disponibles sur la partie menu de l’écran
- Ajouter une nouvelle action au workflow
- Ajouter un nouveau bloc de commentaire fixe sur le workflow
- Ajouter une nouvelle relation entre deux actions. Il est possible de relier directement des actions en maintenant la touche ctrl enfoncée puis en cliquant sur deux actions.
- Ajouter un nouveau titre au workflow
Titres
Un titre permet de grouper les actions lorsque le workflow prend beaucoup de place. Il permet aussi dans d’autres modes de visualisation d’un workflow (par exemple en mode liste) de visuellement aider l’utilisateur dans sa compréhension du processus.
- Priorité / Importance : Permet de définir l’importance d’un bloc constitué de ce titre et des actions associées. Aucun impact fonctionnel.
- Nom du titre : Texte principal qui apparait sur l’objet titre dans le workflow
- Commentaire : Description située sous la ligne de titre. Permet de donner des informations complémentaires
- Taille : 3 tailles standards sont disponibles pour le texte principal du titre. Les autres titres s’adaptent automatiquement.
- Appartient à Titre : Permet lorsqu’on groupe les actions par titre de faire encore des divisions plus fines entre titres et sous-titres
Actions
Une action correspond à une étape du processus. Par exemple le moment où un dossier est dans un état, le moment où l’on doit transmettre une information, etc… Visuellement sur l’éditeur une action est représentée par une case d’où partent des flèches.
Une action peut permettre à l’utilisateur de lancer des opérations automatiques (ex : lancer une tâche, etc…).
- Accès groupe : Liste des groupes d’utilisateur qui ont le droit de cliquer sur l’action, de changer son statut, etc …
- Accès user : Liste des utilisateurs qui ont le droit de cliquer sur l’action, de changer son statut, etc. …
- Commentaire : Sous-Titre de la case dans le workflow. Ce texte procure généralement une description courte ou des informations complémentaires.
- Priorité / Importance : Priorité de l’action. La notion de priorité n’a pas d’impact direct au niveau du workflow, mais plutôt au niveau de la liste des tâches à faire de l’utilisateur
- Type d’action : Lorsqu’un type d’action est défini, un lanceur apparaitra sur la tuile lors de l’exécution du workflow. Ce lanceur permet de lancer une tâche, d’exécuter un script, d’ouvrir une page internet, etc …
- Couleur : Définition de la couleur de fond de l’action
- Document(s) lié(s) Liste des documents se trouvant dans le paramétrage qui seront associés à cette action. Les documents seront consultables depuis le workflow par tous les utilisateurs.
- Appartient à Titre : Permet de relier cette action à un objet de type Titre ce qui permet dans certains affichages de grouper les actions du workflow. Optionnel la plupart du temps.
- Indications d’état : Ouvre le panneau permettant de définir les états possibles de l’action et les communications mails associées à ces changements d’état
- Nom de l’action : Titre de la case dans le workflow. Il est généralement assez court et représente le concept de l’action.
- Responsable : Macro velocity qui permet de savoir quelles sont les personnes qui verront cette action dans leur liste des tâches à réaliser
États de l'action
Lorsqu’une action est active, l’utilisateur peut faire varier son état. Par exemple une procédure doit être effectuée et son statut peut être réussi/raté. L’interface permet de spécifier quels sont ces états et s’ils sont considérés comme des actions positives (réussies) ou négatives (ratées). Il sera ensuite possible d’activer d’autres étapes en fonction de de l’état final de l’action (réussi ou raté).
Au moment du changement d’état, une action peut communiquer avec divers intervenants prédéfinis sous forme de communications par e-mail. Ces communications sont définies dans le même panneau. Un état peut effectuer un nombre illimité de communications.
- Ajouter… Ajoute un nouvel état à cette action. Un état est un résultat de l’action (succès, échec, envoyé, etc … )permettant de faire avancer le workflow.
- Ajouter Permet d’ajouter une nouvelle communication par mail qui sera effectuée lors du passage de l’action dans l’état sélectionné. Par exemple, lors de la validation d’un contrat, on va vouloir communiquer au futur employé. à la direction, etc…
- Supprimer Supprime la communication sélectionnée. Les destinataires mentionnés ne recevront donc plus de mail lorsque l’action passera dans l’état sélectionné
- Destinataires Macro Velocity permettant de savoir à qui envoyer le mail. La liste des adresses peut donc être calculée dynamiquement en fonction du contexte
- Langue Macro Velocity permettant de savoir quelle version du mail il faut envoyer. Un mail peut être défini dans plusieurs langues, la langue pourra donc être calculée dynamiquement en fonction du contexte.
- Mail ID Identifiant du mail à utiliser. Un click sur l’icône permet d’obtenir la liste des templates de mails disponibles
- Supprimer Supprime l’état sélectionné. Cet état ne pourra plus être un résultat de l’action.
- Valeur : Le résultat de l’action peut être positif négatif ou neutre. Il est possible dans les liens entre les actions de mettre des conditions qui nécessitent des résultats plus ou moins positif. Dans les cas simples la distinction positif/fortement positif n’a pas d’importance.
- Nom : Le nom de l’état est le texte affiché sur le workflow lorsque l’utilisateur choisit le résultat de l’action.
Successions entre les actions
Une succession représente un lien entre les actions. Une succession peut être activée uniquement lorsque l’action se trouve dans un état positif ou négatif. Ceci permet de créer des embranchements avec plusieurs possibilités suivant l’état du processus.
- De l’action : Action source du lien. L’état de l’action définie ici conditionnera l’activation de la destination
- Condition(s) d’activation de l’action d’arrivée : Script permettant de savoir si l’action destination est disponible en fonction du résultat de l’action source.
- Sens dans laquelle la flèche va être dessinée entre l’action source et destination
- A l’action : Action destination du lien. Cette action sera activée lorsque l’action source arrivera dans le bon état suivant la condition.
- Commentaire : Commentaire affiché en permanence à coté du lien
Commentaires
Il est toujours pratique et utile de fournir des blocs de commentaires qui gravitent autour des actions du workflow.
- Actions / étapes Toutes les actions mentionnées auront ce commentaire associé. Utile pour différents modes de vue autres que complet.
- Titres / groupes Tous les titres mentionnés auront ce commentaire associé. Utile pour différents modes de vue autres que complet.
- Description : Documents liés au commentaire courant. Ces documents seront consultables par les utilisateurs du workflow.
Propriétés du workflow
Les propriétés du workflow permettent de définir sur quelles entités (employés, assurés, etc…) ce workflow va être instantiable. Des notions telles que le partage entre sociétés sont également présentes ici.
- Identifiant système Identifiant unique en base de données du workflow
- Nom du Workflow : Nom du workflow compréhensible par l’utilisateur
- Description : Description étendue du workflow pour aider l’utilisateur à voir son utilité
- Type de Workflow : Définit si le workflow est instanciable sur un employé, un évènement, etc… ou si il n’est lié à rien.
- Classement / dossier Permet de trier/filtrer les workflow suivant ce critère. Aucun impact fonctionnel.
- No d’ordre (optionnel) Ordre d’apparition du workflow lorsqu’il est trié par ordre.
- Présentation par défaut Présentation possibles du workflow. (Seul le mode complet est disponible pour le moment)
- Domaine(s) Définition des sociétés dans lesquelles le workflow est disponible. * Pour toutes.