Portail de pré-inscription

Activation de la fonctionalité

Afin d’être disponible dans le portail parents, chaque fonctionnalité doit être paramétrée à l’aide d’une page de configuration dans le dossier UNI91 de la société POR (voir la documentation de déploiement.)

Dans le cas de la préinscription, la page de configuration permet de définir les paramètres suivants :

  • Société dans laquelle sont réalisées les préinscriptions (directement dans les sociétés liées aux structures ou dans une société centralisée).
  • Le nombre d’intervenants responsables pouvant être renseignés lors de la préinscription.
  • Le nombre d’enfants pouvant être saisis.
  • Les pages du dossier qui peuvent être saisies et l’ordre de la saisie.

Création de la société dans la chaîne CRM

Créer une nouvelle société (exemple POR) dans CRM01. Cette société est nécessaire car elle servira de passerelle entre le portail parents et les informations stockées dans les autres structures. Dans le cas de l’utilisation de fonctionnalités nécessitant que les parents soient connectés à un compte, les informations des comptes des parents seront stockées dans la société.

Création de la société dans la chaîne CRM

Création de la société dans la chaîne GTP

Créer une nouvelle société (exemple POR) dans GTP01. Cette société est nécessaire car elle permet de définir les créneaux de présence qui seront proposés lors de la préinscription.

Création de la société dans la chaîne GTP

Création des types d’événements

La définition des plannings pour l’inscription nécessite de déclarer des événements. Il est donc obligatoire d’avoir au moins un type d’événement qui servira de support à la saisie.

Dans GTP18, créer les types d’évènements qui seront utilisés lors de la création des créneaux horaires. Il est nécessaire de créer au minimum le type P.THEORIQUE. A noter qu’il est également possible de partager le type d’événement entre les sociétés opérationnelles et la société portail afin de mutualiser les saisies.

Définition d'un type d'événement pour la configuration

Création des créneaux horaires

Le portail permet de dynamiquement proposer une inscription basée sur des créneaux horaires type dans le GTP11.

Dans le cas où les créneaux utilisés sont les mêmes créneaux que les sociétés opérationnelles, il suffit de partager les entrées commençant par CHILD_SLOTS. Pour avoir des possibilités spécifiques au portail (attention, les choix seront ensuite intégrés dans chaque société, basé sur les possibilités de la société), alors il faut créer des entrées spécifiques à la société.

Dans GTP11, créer un nouveau planning avec comme identifiant CHILD_SLOTS.

Définition de configurations de planning pour les choix des parents

Cliquer sur le lien Edition des événements pour créer les créneaux du planning.

Définition du détail des plannings

Le libellé des évènements peut être internationalisé en utilisant la syntaxe suivante : FR={LIBELLE_FR} EN={LIBELLE_EN}.

Par exemple, avec le libellé FR={Matin} EN={Morning}, l’évènement affichera Matin lorsque la navigation se fait en français et Morning lorsque la navigation se fait en anglais.

Création de la société dans la chaîne DEB

La création de la société dans la chaîne DEB n’est nécessaire que si les préinscriptions sont effectuées directement dans la société POR. Si les inscriptions sont poussées dans les sociétés opérationnelles sans copie, alors cette étape est facultative.

Déclaration de la société dans la chaine DEB

Saisie de la quittance

La quittance de préinscription est le document qui est envoyé aux parents à l’issue de la demande de préinscription. Ce document est envoyé sous forme de fichier PDF non modifiable et est également stocké dans la page Documents du dossier de l’enfant.

Ce document doit être créé dans la tâche UNI94 et doit avoir comme identifiant QUITTANCE_PREINSCRIPTION. Le template doit être disponible dans tous les domaines dans lequel la préinscription peut être réalisée.

Définition du document de quittance

Saisie du mail de quittance

Le mail de préinscription est le message qui est envoyé aux parents à l’issue de la demande de préinscription, accompagné de la quittance de préinscription en pièce-jointe.

Le mail de préinscription doit être configuré dans la tâche UNI95 avec comme identifiant PORTAL_SUBSCRIPTION. Le mail doit être disponible dans tous les domaines dans lequel la préinscription peut être réalisée.

Définition du mail de quittance

Ce logo sera utilisé en entête du formulaire de préinscription. Il n’est pas obligatoire.

Pour cela, il est juste nécessaire d’ajouter une image en note au dossier de la société portail du UNI91.

Paramétrage des textes

Il est possible de personnaliser certains textes lors de la préinscription. Les textes qui peuvent être définis sont :

  • le message de bienvenue qui s’affiche avant la première étape de la préinscription,
  • le commentaire finale qui s’affiche lors de la dernière étape de la présinscription, au moment de valider la demande,
  • le titre de la page.

Ces texte peuvent être également internationalisé en utilisant la syntaxe FR={TEXTE_FR} EN={TEXTE_EN}.

Paramétrage des textes

Masquer des champs du formulaire

Il est possible de masquer certains champs du formulaire en utilisant le champ Champs à cacher. Il suffit de saisir une liste de datafields, séparés par des virgules et ces champs seront masqués dans les formulaires de préinscription, lors des étapes 1, 2 ou 3, chaque étape correspondant à une page du dossier de l’enfant dans SAINet.

Note:

Seuls des champs optionnels peuvent être masqués de cette manière. Si un champ obligatoire venait à être masqué, cela provoquerait une erreur lors de la validation de l’étape et il ne serait plus possible de réaliser une préinscription.

Contrôle de la configuration du portail

Le type de vue P Configuration du portail de la tâche UNIPO disponible dans le domaine POR permet de contrôler les différentes configurations du portail. La grille retourne 4 types d’informations représentées par 4 couleurs différentes :

Couleur Description
Gris Non configuré ou valeur par défaut appliqué
Noir Configuration définie qui n’est pas la valeur par défaut
Rouge Configuration requise
Orange Configuration manquante, mais optionnel
Note:

La vue retourne la configuration du portail. Il est uniquement nécessaire de consulter plus en détails la configuration pour la préinscription.

Configuration du portail