Ouverture et fermeture des exercices
L’exercice comptable délimite une période durant laquelle l’ensemble des faits économiques d’une entreprise est enregistrée pour élaborer sa comptabilité. En règle générale, la durée d’un exercice comptable est de douze mois. L’exercice actuel définit l’exercice comptable ouvert, sur lequel les utilisateurs sont censés travailler.
Dans SAINet les comptes financiers (CGE02), analytiques (CGE03) et les comptes d’intégration (CGE08) sont liés à un exercice. Par conséquent, lorsqu’une nouvelle année commence, il est nécessaire d’ouvrir un nouvel exercice avec de nouvelles données, identiques (ou non) à l’exercice courant.
Les comptes TVA (CGE10) ne sont pas par exercice.
Les différentes données seront copiées de l’exercice courant au nouvel exercice. L’exercice courant pourra alors être bouclé.
La tâche UNI84 permet de déclarer un nouvel exercice.
Le numéro d’exercice représentera la nouvelle année, soit 2022. Les données complémentaires seront automatiquement ajoutées.
Les tâches CGE91 et CGE99 permettent de contrôler que l’exercice courant soit bien l’exercice désiré.
Le but étant de copier les données de l’exercice courant vers le nouveau, l’exercice sélectionné doit être celui qui contient les données désirées. En l’occurrence dans l’exemple, l’année 2021 pour le passage à la nouvelle année 2022. Si l’exercice est incorrect, la tâche CGE91 (ou CGE99) permet de changer d’exercice.
La tâche CGE84 permet de copier les données de base de l’exercice existant au nouvel exercice. Par exemple, suite au lancement de la tâche, les comptes financiers et les comptes d’intégration seront identiques pour les deux exercices.
Il est possible de le faire de manière détaillée en utilisant la tâche CGE86.
Les exercices des tâches 01 telles que DEB01, FOU01 et STO01 doivent être modifiées.
Ces exercices sont là pour garantir que les écritures seront dans l’exercice souhaité. Par exemple, ici la valeur est de 2021 alors que l’exercice courant sera de 2022. Cela voudra dire que lors d’un encaissement BVR (DEB37) en 2022, les encaissements de 2021 seront acceptés. Si le souhait est de refuser des écritures pour 2021 en 2022, alors il est nécessaire de sélectionner l’exercice 2022.
La clôture des exercices n’est pas obligatoire. Un exercice bouclé n’autorise aucune modification de donnée afin de garantir que les outputs seront toujours identiques.
Pour faire le report de solde et clôturer l’exercice, il faut sélectionner l’exercice de la nouvelle année grâce à la tâche CGE91 (ou CGE99), puis utiliser la tâche CGE85.
Il est possible de lancer plusieurs fois le CGE85 pour mettre à jour les reports de soldes tant que l’exercice n’est pas clôturé.